Erstklassige pädiatrische Versorgung: Das Franciscan Hospital for Children

Das Franciscan Hospital for Children, eines der besten Krankenhäuser in den USA für Kinder mit speziellem Versorgungsbedarf, bietet medizinische, therapeutische und pädagogische Programme für Kinder mit unterschiedlichen Arten von Behinderungen. Die intensive Betreuung jedes einzelnen Kindes durch das Krankenhauspersonal fördert das Wohlergehen der Kinder und unterstützt diese dabei, ihre Fähigkeiten optimal zu entwickeln.

Für eine optimale Qualität der medizinischen Betreuung arbeitet das Führungsteam des Krankenhauses an der kontinuierlichen Verbesserung aller Betreuungsaspekte – von der Verkürzung der Wartezeiten in den Wartezimmern bis zur Optimierung der Abläufe in der Chirurgie. Das Franciscan Hospital for Children konnte mit der Lean Six Sigma-Methodik und Unterstützung durch die Minitab-Software die Informationen über die Prozesse im Krankenhaus analysieren und datengestützte Entscheidungen treffen, durch die die Abläufe rund um den Operationssaal optimiert wurden und die Ärzte in die Lage versetzt wurden, mehr Kinder zu betreuen.

Die Herausforderung

Das Franciscan Hospital for Children hat mit der Minitab-Software die Kapazität von Operationssälen für die Zahnchirurgie erhöht.

Das Krankenhaus bietet viele verschiedene medizinische, pädagogische und psychologische Leistungen, darunter zahnmedizinische Leistungen für Kinder mit speziellem Versorgungsbedarf. Das Qualitätsverbesserungsteam wählte die zahnmedizinische Abteilung, in der Optimierungsbedarf bei der Zahnchirurgie bestand, als wichtigen Bereich aus, in dem Abläufe verbessert werden konnten. Frühere Analysen und Studien zur Beurteilung der Prozessfähigkeit hatten gezeigt, dass die Abteilung 12 Operationen pro Tag ausführen konnte, während die tatsächliche durchschnittliche Anzahl bei 8,7 Operationen pro Tag lag. Das Krankenhausteam strebte einen Tagesdurchschnitt von 12 Operationen an. Zum Erreichen dieses Ziels entschloss sich das Team, ein Lean Six Sigma-Projekt durchzuführen, um die Kapazität der Operationssäle für die Zahnchirurgie zu steigern.

Einsatz von Minitab

Das Team umriss das Projekt gemäß dem DMAIC-Ansatz, der Verbesserungsprojekte in fünf Phasen unterteilt: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren. (Das Akronym DMAIC leitet sich von den englischen Bezeichnungen Define, Measure, Analyze, Improve und Control ab.) In der Definitionsphase band das Team Mitarbeiter aus den Bereichen Pflege, Planung, Aufnahme und Anästhesiologie ein und entwickelte Process Maps mit dem Quality Companion, der Prozessverbesserungssoftware von Minitab. Mit Process Maps konnte das Team die aktuellen Prozesse für Terminplanung, Aufnahme und Operationsvorbereitung besser nachvollziehen und die Faktoren ermitteln, die sich auf die einzelnen Prozesse auswirkten. Es konnte interne und externe Einflussfaktoren eingrenzen, die Stornierungen und Nichterscheinen sowie ungenutzte Zeit aufgrund von Prozessengpässen zur Folge hatten. Anschließend priorisierte das Team Faktoren für die weitere Untersuchung, um sich auf die Analyse von Variablen zu konzentrieren, die kontrollierbar waren.

„Durch Einbeziehen unseres Personals, insbesondere der unmittelbar am Prozess beteiligten Mitarbeiter, konnten wir den aktuellen Prozess besser verstehen und potenzielle Verbesserungen erkunden“, erklärt Jennifer Fexis, Vice President für die Bereiche Leistungssteigerung und Sicherheit beim Franciscan Hospital. „Die Beiträge des Personals sowie die Qualitätswerkzeuge in der Minitab-Software und im Quality Companion zum Analysieren und Veranschaulichen von Prozessdaten lieferten unserem Team die benötigten Ergebnisse, um durch eine genauere Untersuchung die Ursache der Prozessengpässe zu ermitteln.“

Mit Pareto-Diagrammen wurden die Ursachen für Stornierungen untersucht. So konnte das Krankenhaus die häufigste Ursache bestimmen und die Auswirkungen von täglichen Stornierungen auf die Durchlaufzeiten und die Terminplanung ermitteln.

Beispielsweise stellte das Krankenhausteam Daten zusammen, aus denen es ein Pareto-Diagramm anfertigte, um die Ursachen für Stornierungen zu untersuchen. Durch die Analyse des Pareto-Diagramms konnte es die häufigste Ursache bestimmen und besser nachvollziehen, wie sich die täglichen Stornierungen auf die Durchlaufzeiten und Terminplanung auswirkten.

Mit Einzelwertdiagrammen in Minitab konnte das Team die Verteilung der tatsächlichen Prozedurdauern und der ursprünglich für jede Prozedur vorgesehenen Zeit anschaulich darstellen. Es stellte fest, dass die für kürzere Verfahren vorgesehene Zeit in der Regel überschritten wurde, während längere Verfahren früher als geplant abgeschlossen wurden. Mit Minitab-Diagrammen konnte das Team schnell die ungenutzte Zeit pro Tag und Operationssaal grafisch darstellen.

Mit Einzelwertdiagrammen in der Minitab Statistical Software konnte das Krankenhaus die Verteilung der tatsächlichen Prozedurdauern und der ursprünglich für jede Prozedur vorgesehenen Zeit anschaulich darstellen.

„Da die Daten mit Grafiken und Diagrammen untersucht werden konnten, war es für das Projektteam, das Personal und die obere Leitungsebene, die über unterschiedlich ausgeprägte Statistikkenntnisse verfügen, einfach zu erkennen, wo Pannen im Prozess auftraten“, berichtet Fexis. „Als wir dann mit der Verbesserungsphase fortfuhren, verstand das von einer Prozessänderung betroffene Personal, warum die Änderung erfolgte.“

Teammitglieder setzten die Analyse fort, um weitere Faktoren zu ermitteln, die dazu beitrugen, dass Zeit im Operationssaal ungenutzt blieb, und untersuchten mit Hilfe von Histogrammen die Durchlaufzeiten für Prozeduren. Dabei stellten Sie eine erhebliche Streuung der Zeiten fest. Sie fanden eine Möglichkeit, sowohl die Streuung als auch die durchschnittliche Durchlaufzeit zu verringern, damit mehr Zeit für die Prozeduren zur Verfügung stand.

Durch die Analyse der Daten in Minitab und ein besseres Verständnis der Faktoren, die Prozesse beeinträchtigen, konnte das Team Prozessänderungen entwickeln und dann die Effektivität der Verbesserungen testen. Sie erstellten im Quality Companion Value Stream Maps des Ist-Zustands und Soll-Zustands, um Möglichkeiten zum Verringern der Durchlaufzeiten zu ermitteln, und führten dann die neuen, schlankeren Prozesse aus.

Ergebnisse

Die durchschnittliche Anzahl der Operationen pro Tag erhöhte sich innerhalb von zwei Wochen nach Beginn der Verbesserungsphase sprunghaft von 8,7 auf 9,9 und dann in der Kontrollphase auf 11,2 Operationen. Gleichzeitig stabilisierte sich der tägliche Nutzungsgrad. Das Lean Six Sigma-Projekt erleichterte dem Team außerdem das Aufstellen von Leistungsmetriken für die stetige Verbesserung von Kapazität und Nutzungsgrad der Operationssäle. Durch die regelmäßige Darstellung der Prozessdaten auf Regelkarten in Minitab kann das Personal jede ungewöhnliche Streuung bei der Anzahl der Operationen pro Tag leicht erkennen.

Das Krankenhaus ermittelte mit Value Stream Maps im Quality Companion Möglichkeiten, die Durchlaufzeiten der Prozesse zu verringern.

Weitere Verbesserungen sind beispielsweise neue Richtlinien, mit denen die Terminplanungsprozesse für Zahnmediziner optimiert wurden. So ließ sich die ungenutzte Zeit in den Operationssälen wesentlich verringern, und die Zahnmediziner sind stets über Änderungen von Terminen für Patienten unterrichtet. Die Verwaltungsunterlagen werden jetzt mit speziellen Markierungen für potenzielle Probleme und Dringlichkeit versehen, um den Terminbuchungs- und Aufnahmeprozess zu verbessern.

Um seinem Anspruch gerecht zu werden, Kindern mit speziellem Versorgungsbedarf eine optimale Betreuung zu bieten, versucht das Franciscan Hospital auch weiterhin, mit datengestützten Verfahren die Sicherheit und Effizienz zu steigern. „Wir untersuchen neue Technologien, z. B. Barcode-Scanner zum Abgleich von Patienten und ihrer Medikation und ein System für die automatische Medikamentenabgabe, um die Sicherheit der Medikation zu erhöhen, sowie Best Practices, z. B. zur Handhygiene, um die Verbreitung von Infektionen zu verhindern“, erläutert Fexis. „Und um sicherzustellen, dass wir auch wirklich die richtigen Lösungen umsetzen, beziehen wir das Personal sowie die Patienten und ihre Familien ein, damit wir über die Auswirkungen von Änderungen auf alle Beteiligten umfassend informiert sind.“