Defense Logistics Agency: Mit Minitab die Preise von Ersatzteilen senken

Die Defense Logistics Agency (DLA) ist die Behörde für Verteidigungslogistik in den USA, die für die auf aller Welt stationierten Streitkräfte der Vereinigten Staaten Nachschub liefert und andere Dienste erbringt. Da die DLA für nahezu sämtliche Lieferungen an Verpflegung, Kraftstoff, medizinischen Artikeln und Ausrüstung verantwortlich ist, die von den US-Streitkräften benötigt werden, sind hohe Qualitätsstandards für die Produkte und Prozesse der DLA unverzichtbar. Zu der von der DLA gelieferten Ausrüstung zählen Ersatzteile, die für Reparaturen von Militärfahrzeugen und Geräten benötigt werden. Um die Kosten von Ersatzteilen gering zu halten, schloss die Behörde im Juni 2000 einen 12-Jahres-Preisvertrag mit Honeywell ab, der unter Berücksichtigung der Inflation vorab festgelegte Preise enthielt. Im Jahr 2008 stellte die DLA sich jedoch die Frage, ob die Bedingungen für die Preisfestsetzung im Vertrag immer noch angemessen waren. Die DLA stellte ein interdisziplinäres Team von LSS-Experten (Lean Six Sigma) aus der eigenen Behörde, dem US-Verteidigungsministerium und Honeywell zusammen, um die Preise von Ersatzteilen zu untersuchen und eine faire Preisfestsetzung sicherzustellen. Bei der Analyse der Daten verließ sich das Team auf die Minitab Statistical Software.

Die Herausforderung

Die Defense Logistics Agency mit Zentrale in Fort Belvoir, Virginia, USA, verließ sich auf die Minitab Statistical Software, um die gezahlten Preise für Ersatzteile zu senken.

Der Vertrag der DLA mit Honeywell umfasste festgeschriebene Preise für 2.826 Ersatzteile. Beim Aushandeln des Vertrags wurde die so genannte One-Pass-Preisfestsetzung verwendet. Diese Methode sollte sicherstellen, dass während der Vertragslaufzeit weder wirtschaftliche Vorteile noch wirtschaftliche Nachteile für Honeywell entstehen. Da der Vertrag keine Bestimmungen zur erneuten Überprüfung der Preise enthielt, befürchtete die DLA, dass die im Voraus festgelegten Preise höher als die tatsächlichen inflationsbedingten Kostensteigerungen sein könnten.

Die Behörde musste die Zweckmäßigkeit der One-Pass-Preisfestsetzung überprüfen und ermitteln, ob die Preise während der Vertragslaufzeit entsprechend der Inflation gestiegen waren. Die Analyse der Daten zu Ersatzteilpreisen aus mehreren Jahren war eine Herausforderung. Doch die Minitab Statistical Software wurde ausdrücklich dafür konzipiert, statistische Analysen – und das Verständnis der Ergebnisse – zu erleichtern.

Einsatz von Minitab

Das LSS-Projektteam definierte eine Metrik, mit der Ersatzteilpreise als akzeptabel klassifiziert wurden, wenn sie nicht mehr als 15 % nach oben oder unten vom ursprünglichen Vertragspreis abwichen. Preise außerhalb dieses Bereichs wurden als Fehler klassifiziert.

Das Team verwendete Minitab, um die anhand dieser Metrik als Fehler klassifizierten Preiserhöhungen zu analysieren und zu ermitteln, ob diese zu höheren Gewinnen für Honeywell führten, als im Vertrag vereinbart war. Die Messungen deckten auf, dass nur 40 % der Ersatzteile innerhalb und ganze 60 % außerhalb des akzeptablen Preisbereichs lagen, also den Vertragspreis um mehr als 15 % über- oder unterschritten. Mit Hilfe von Minitab-Grafiken konnte das Team folgern, dass die Ersatzteilpreise ausgehend vom ursprünglichen Vertragspreis um mehr als 21 % gestiegen waren.

Das LSS-Team der DLA konnte sämtliche Vorschläge aus dem Brainstorming mit Ursache-Wirkungs-Diagrammen von Minitab zusammenfassen und übersichtlich darstellen.

Beim Brainstorming zu den potenziellen Ursachen und möglichen Lösungen zum Senken der Ersatzteilpreise verließ sich das Team auf die Ursache-Wirkungs-Diagramme von Minitab, mit denen sämtliche Beiträge einfach zusammengefasst und übersichtlich dargestellt werden konnten.

Ergebnisse

Das Brainstorming des Teams führte zu dem Schluss, dass ein Mechanismus für eine erneute Preisfestsetzung drei bis fünf Jahre nach Vertragsbeginn in den Vertrag aufgenommen werden musste, um die Preise effektiv kontrollieren zu können. Nachdem die Strategie zur erneuten Preisfestsetzung umgesetzt war, erstellte das Team mit Minitab grafische Zusammenfassungen der Daten zu den Ersatzteilen mit neuen Preisen, die die Auswirkungen der Initiative veranschaulichten. Eine erneute Messung der als Fehler klassifizierten Preise ergab, dass jetzt 82 % der Ersatzteile innerhalb des akzeptablen Preisbereichs lagen und nur 17,5 % der Ersatzteile eine Preissteigerung von mehr als 15 % aufwiesen.

Die leistungsfähige Prozessfähigkeitsanalyse in Minitab lieferte eine weitere grafische Darstellung der Effektivität einer erneuten Preisfestsetzung. Diese Analyse zeigte, dass die Preise der meisten Ersatzteile gefallen waren. Bei 49 % der Ersatzteile war sogar eine erhebliche Preissenkung um mehr als 15 % zu verzeichnen.

Mit der leistungsstarken Prozessfähigkeitsanalyse von Minitab konnte das Team die Ergebnisse der neuen Strategie für die Preisfestsetzung für Ersatzteile veranschaulichen.

Insgesamt wurde die Summe der Preise aller Ersatzteile um 9,4 % reduziert. Dies ergab für die DLA eine Einsparung von 9,5 Millionen US$. Das Team konnte außerdem eine Lieferung von über den Bedarf hinaus bestellten Ersatzteilen stornieren und damit weitere Einsparungen in Höhe von 3,2 Millionen US$ realisieren. Für die Zukunft erwartet das Team Einsparungen von mindestens 3,16 Millionen US$ pro Jahr durch die neue Preisfestsetzungsstrategie.

Das Projekt hat jedoch nicht nur zu finanziellen Einsparungen geführt. Der Prozess für die One-Pass-Preisfestsetzung konnte von 36 Wochen auf 12 bis 16 Wochen verkürzt werden, indem eine erneute Preisfestsetzung zu einem späteren Zeitpunkt in den Vertrag aufgenommen wurde. Nachdem die Vorteile der neuen Preisfestsetzungsregeln durch die Minitab-Analyse nachgewiesen wurden, konnte das Team die One-Pass-Preisfestsetzung als praktikable Methode zum Erzielen langfristig günstiger Ersatzteilpreise bestätigen.

Die in dieser Fallstudie beschriebene Untersuchung wurde ursprünglich veröffentlicht in: „Report No. D-2011-042: Lean Six Sigma Project – Defense Logistics Agency/Honeywell Long-Term Contract Model Using One-Pass Pricing for Sole-Source Spare Parts“, United States Department of Defense Inspector General, 18. Februar 2011.