Phoenix Contact: Quality Companion, der Antrieb hinter den Projekten

Phoenix Contact entwickelt, produziert und vertreibt elektrische und elektronische Technologieprodukte für die Industrie, mit denen Systeme und Geräte für unterschiedlichste Branchen angetrieben, gesichert, verbunden und automatisiert werden. Das Unternehmen stellt über 25.000 verschiedene Produkte her. Seinen Kunden erstklassige Qualität zu bieten, ist für Phoenix Contact beim Produktdesign und in allen Phasen des Produktionsprozesses das wichtigste Anliegen.

Bei einer solchen Vielzahl von Produkten ist die Prozessoptimierung bei Phoenix Contact wichtiger Bestandteil eines Bemühens um ständige Verbesserung. Daher führt das Unternehmen jährlich eine Reihe von Verbesserungsprojekten im Verwaltungs- und Produktionsbereich durch. In der Vergangenheit setzten die Projektteams dafür zahlreiche unterschiedliche Softwarewerkzeuge ein, um verschiedene Aufgaben auszuführen. Dabei mussten die Teammitglieder Daten immer wieder manuell eingeben und die gleichen Informationen in die einzelnen Projektformulare eintippen. Als das Unternehmen Quality Companion by Minitab einführte, um die gesamte Lean Six Sigma-Initiative zu verwalten, sparten die Mitarbeiter sofort Zeit und Geld, da nur noch eine Anwendung zum Verwalten und Durchführen sämtlicher Verbesserungsprojekte verwendet wurde. „Companion bietet uns alles, was wir brauchen, in nur einer Anwendung“, erläutert Master Black Belt Joe Russo. „Wir konnten dadurch bei unseren laufenden Verbesserungsprojekten von einem manuellen System auf ein effizientes integriertes Programm umstellen.“

Die Herausforderung

Phoenix Contact, ein führender Entwickler von elektrischen und elektronischen Technologieprodukten für die Industrie, setzt Quality Companion by Minitab ein, um die Prozesse bei Projekten für die ständige Qualitätsverbesserung zu optimieren.

Bei Phoenix Contact handelt es sich um ein vertikal integriertes Unternehmen, d. h., es steuert Design, Produktion, Fertigung und Logistik für jedes seiner Produkte. Projekte für die ständige Verbesserung in jeder dieser Produktentwicklungsphasen sowie Projekte zur Optimierung von Abläufen im Unternehmen, z. B. beim Kundendienst, waren im Netzwerk des Unternehmens in einer Vielzahl von Dateien, Formaten und Ordnern verstreut. Es wurde für die Verbesserungsteams zunehmend schwieriger, die Projektdokumentation zu finden und zu aktualisieren. Außerdem stellte es für das Management mit der Zeit eine Herausforderung dar, den Status der Projekte für die Stakeholder des Unternehmens nachzuverfolgen und zu dokumentieren.

Da die Formulare und Vorlagen für die Projekte mit unterschiedlichen Softwareprogrammen erstellt wurden, mussten alle Projektinformationen manuell eingegeben werden. In den Formularen konnte nicht automatisch auf gemeinsam genutzte Informationen zugegriffen werden, daher verschwendeten die Teammitglieder wertvolle Zeit damit, diese Informationen zwischen den Formularen hin- und herzukopieren. Und bei jeder Änderung von Informationen, die in mehreren Formularen verwendet wurden, mussten die Teammitglieder die gleichen Daten immer wieder aktualisieren und jedes Formular manuell anpassen.

Durch die vielen unterschiedlichen Werkzeuge, die von den Lean Six Sigma-Experten bei Phoenix Contact eingesetzt wurden, war das Einrichten eines Verbesserungsprojekts und das Durchführen der erforderlichen Schritte eine schwierige Aufgabe. „Wenn die Green Belts anfingen, waren sie zunächst regelrecht überwältigt von der Vielzahl der verfügbaren Werkzeuge“, erklärt Russo. „Viele Mitarbeiter hatten Probleme damit, die richtigen Werkzeuge für die unterschiedlichen Projektphasen auszuwählen.“

Einsatz von Minitab

Als Antwort auf solche Herausforderungen hat Minitab Inc. Quality Companion entwickelt, mit dem alle Arten von Qualitätsverbesserungsprojekten in einer Anwendung organisiert und verwaltet werden können. In Quality Companion werden alle Werkzeuge und Dokumente für ein Projekt in einer einzigen Datei bereitgestellt und gespeichert, die bequem freigegeben, überarbeitet und archiviert werden kann. „Companion zentralisiert alle unsere Projektdaten“, erläutert Russo. „Ich kann mir nicht mehr vorstellen, mit unterschiedlichen Dateien und Ordnern zu arbeiten, um meine Projekte zu verwalten.“

Mit Quality Companion können die Mitarbeiter bei Phoenix Contact alle Dokumente und Werkzeuge, die sie für laufende Qualitätsverbesserungsprojekte benötigen, in einer Anwendung verwalten und benötigen nicht eine Vielzahl von Dateien und Ordnern auf einem Netzlaufwerk.

Die Lean Six Sigma-Experten bei Phoenix Contact wurden von der Menge der verfügbaren Werkzeuge im DMAIC-Toolkit und deren Anwendungsmöglichkeiten geradezu eingeschüchtert. Mit Companion können sie mit der Project Roadmap® der Software ihre Projekte detailliert in Phasen unterteilen und erhalten zu jedem Schritt die benötigten Werkzeuge. Darüber hinaus erhalten die Belts bei Bedarf durch Coaches Anleitungen und finden Beispiele zur Verwendung der Werkzeuge in den einzelnen Projektphasen. „Die Unsicherheit darüber, wie ein Projekt begonnen und abgeschlossen werden soll, ist verflogen“, fasst Russo zusammen.

Russo, der im Unternehmen als Mentor für Lean Six Sigma-Belts aller Zertifizierungsstufen verantwortlich ist, beschreibt Quality Companion als gleichermaßen hilfreich für alle Experten, die an Verbesserungsprojekten arbeiten, egal wie komplex diese sind. „Mit Companion haben alle Experten bei uns die Werkzeuge für die Projektverwaltung immer sofort zur Hand – von den Green Belts in der Ausbildung bis zu den Mitarbeitern in höheren Stufen.“

Außerdem spart es Zeit, die die Teams früher mit dem manuellen Kopieren und Einfügen von Projektdaten in die unterschiedlichen Projektformulare verbracht haben. Dank des in der Software integrierten Werkzeugsatzes kann im gesamten Projekt auf Daten zugegriffen werden. Wenn also Daten in einem Formular eingegeben oder geändert werden, werden sie in den anderen Formularen für das Projekt ebenfalls aktualisiert. „Wir konnten Zeit sparen, da die redundante Dateneingabe wegfällt, und einen Großteil des Verwaltungsaufwands eliminieren, der vorher für Statusberichte zu unseren Projekten erforderlich war“, berichtet Russo.

Quality Companion stellt über 100 Standardformulare bereit, die bequem geändert und umgestaltet werden können. Die Mitarbeiter bei Phoenix Contact konnten mit anderen Programmen erstellte Formulare problemlos in Companion-Vorlagen konvertieren.

Das Anpassen der Projektformulare, Werkzeuge, Project Roadmap® und Coaches in Companion ist dabei ganz einfach. „Wir haben eigene standardisierte Formulare für die Durchführung von Projekten entwickelt“, erläutert Quality Manager und Green Belt Peter Muller. „Alle diese Formulare sind miteinander verbunden und aktualisieren sich gegenseitig, wenn Änderungen vorgenommen oder Daten hinzugefügt werden.“

Russo empfindet Companion als besonders hilfreich im Hinblick auf das Verfolgen und Überwachen des Projektstatus’ sowie für die Präsentation der Ergebnisse vor dem Management und wichtigen Stakeholdern eines Projekts. „Durch das All-in-One-Design von Companion können Sie sich bequem einen Überblick über den Fortschritt der einzelnen Projekte verschaffen“, erläutert er. „Außerdem können ganz einfach professionelle Projektpräsentationen direkt in der Software erstellt werden.”

Ergebnisse

Obwohl sich die Bereitstellung von Quality Companion bei Phoenix Contact noch in der Anfangsphase befindet, hat sich die Software bei der Durchführung mehrerer erfolgreicher Projekte bereits als äußerst hilfreich erwiesen. „Die Benutzerfreundlichkeit von Companion sowie frühe Erfolge bei der Projektdurchführung haben die Umstellung auf die neue Software sehr einfach gemacht“, berichtet Russo. „Die Vorteile waren sofort zu erkennen.“

Amy Gangl, vor kurzem als Green Belt zertifizierter Customer Service Manager, hat in einem von ihr geleiteten Projekt das papierbasierte Ablagesystem in der Kundendienstabteilung abgeschafft. „Wir arbeiten jetzt mit papierlosen Prozessen und sparen dadurch Tausende von Dollar“, berichtet Gangl. Phoenix Contact schätzt, dass das Unternehmen seit Beginn der unternehmensweiten Initiative für kontinuierliche Verbesserung am US-Firmensitz Millionen von Dollar eingespart hat.

Russo hat außerdem festgestellt, dass die Lean Six Sigma-Experten bei Phoenix Contact in jeder Projektphase von den integrierten Anleitungen in Companion profitiert haben. „Quality Companion hat viele Mitarbeiter dabei unterstützt, Souveränität bei der Projektbetreuung zu entwickeln”, sagt er.

Die Zunahme der Projektqualität und die Möglichkeit für die Teams, Projekte effizienter zu bearbeiten, hat sich als großer Vorteil für Phoenix Contact erwiesen. „Durch Companion kann sich unser Team auf das Wesentliche konzentrieren“, erklärt Russo. „Wir konnten schnell und erfolgreich Projekte mit echten Gewinnen für unser Unternehmen durchführen.”