U.S. Army: Optimieren von HR-Prozessen mit Minitab

Täglich laufen bei der United States Army Hunderte von Prozessen ab, um die über 1 Million Angehörigen des Militärs zu verwalten. Die Effizienz dieser Prozesse ist ausschlaggebend für das Wohlergehen der Streitkräfte und wichtig, um ihre Einheiten einsatzbereit zu halten. Als sich herausstellte, dass der Prozess, mit dem entschieden wird, ob ein Soldat ihm zugewiesene Aufgaben aus medizinischem Gründen nicht mehr wahrnehmen kann, eine übermäßig lange Bearbeitungszeit aufwies, wurde ein Lean Six Sigma-Team mit der Prozessverbesserung beauftragt. Als Unterstützung bei der Datenanalyse zog das Team die Minitab Statistical Software heran.

Die Herausforderung

Mit Pareto-Diagrammen in Minitab konnte das Lean Six Sigma-Team der U.S. Army schnell wesentliche Dokumentationsfehler ermitteln und priorisieren.

In einer Aufgabenbeschreibung, der sogenannten Military Occupational Specialty (MOS), werden die Verantwortlichkeiten für jeden einzelnen Soldaten beschrieben. Wenn ein Soldat Gesundheitsprobleme hat, muss die Army bestimmen, ob er diese MOS behält, zu einer neuen MOS wechselt oder die Streitkräfte verlässt. Diese Entscheidung wird mit dem MOS/Medical Retention Board-Prozess (MMRB) getroffen. Der MMRB-Prozess betrifft jährlich fast 8.000 Soldaten und ihre Familien sowie zahlreiche für Personalfragen verantwortliche Angehörige des Militärs.

Die Entscheidungsfindung bei der Army dauerte im Durchschnitt 61 Tage, bei einigen Ausreißerfällen sogar bis zu 400 Tage. Diese lange Vorlaufzeit bis zur Entscheidung bedeutete für die Soldaten, dass ihre Karriere solange in der Schwebe war, weil sie bis zur endgültigen Entscheidung nicht eingesetzt werden, dauerhaft den Standort wechseln oder eine Fortbildung machen können. „Das ist für die Soldaten und ihre Familien sehr beängstigend“, erläutert Shane Wentz, ein Master Black Belt der Army, der mit dem Projektteam zusammenarbeitete. „Einige Soldaten mussten über ein Jahr warten, bis dieser Prozess abgeschlossen war.“

Wentz und die Teammitglieder aus unterschiedlichen Bereichen der Army machten sich daran, die Wartezeit für die Soldaten, ihre Familien und Vorgesetzten zu verkürzen. Ihr Ziel war es, die durchschnittliche Prozesszyklusdauer von 61 auf 45 Tage zu reduzieren und gleichzeitig den Prozess zu standardisieren und zu zentralisieren, um Variabilität zu unterbinden.

Einsatz von Minitab

Das Lean Six Sigma-Team der Army legte den Rahmen für das Projekt gemäß dem DMAIC-Ansatz fest. Bei dieser Methode werden Verbesserungsprojekte in fünf Phasen unterteilt: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren. (Das Akronym DMAIC leitet sich von den englischen Bezeichnungen Define, Measure, Analyze, Improve und Control ab.) Das Team entwickelte Process Maps, um den aktuellen Status des MMRB-Prozesses zu verstehen und mögliche Ursachen für die lange Bearbeitungszeit zu ermitteln. Nachdem das Team Prozessengpässe definiert und Basisdaten erfasst hatte, arbeitete Wentz für die weitere Analyse mit Minitab, um die Faktoren zu ermitteln, die den Prozess beeinträchtigten.

Durch Vergleiche mit der Minitab-Prozessfähigkeitsanalyse konnten Wentz und das Lean Six Sigma-Team der U.S. Army erkennen, ob die Projektziele durch ihre Lösungen für die Prozessverbesserung erreicht wurden.

„Minitab war von Anfang an eine große Hilfe“, berichtet er. „Die Möglichkeit, in Minitab bequem Tausende von Datenzeilen zu bearbeiten, hat uns viel Zeit gespart.“

Wentz verwendete die Werkzeuge für die Varianzanalyse (ANOVA) in Minitab, um neue Faktoren mit negativen Auswirkungen auf den Prozess zu ermitteln und statistisch zu überprüfen, dass die vom Team gefundenen Faktoren tatsächlich zu der Verlängerung der Zyklusdauer führten. Mit Minitab konnten er und das Projektteam klar feststellen, dass Mängel in der MMRB-Dokumentation sowie Unterschiede in den Prozessrichtlinien in verschiedenen Einheiten der Army zu den langen Zyklusdauern führten.

„Anhand der Minitab-Grafiken konnten wir sehen, wo die Streuung im Prozess auftrat“, so Wentz.

Wentz erstellte in Minitab ein Pareto-Diagramm der Dokumentationsfehler für den MMRB-Prozess, wodurch das Team kritische Dokumentationsfehler schnell identifizieren und priorisieren konnte. Die Teammitglieder konnten fehlende Dokumentation als Hauptproblem erkennen und dann Verbesserungen vornehmen, um speziell diese Schwachstelle im Prozess zu beheben.

Die Multi-Vari-Bilder in Minitab unterstützten das Team ebenfalls bei der grafischen Darstellung der ANOVA-Daten und zeigten Beziehungen zwischen unterschiedlichen Faktoren sowie ihre Auswirkungen auf die Zyklusdauer. In einem Multi-Vari-Bild der Zyklusdauer war z. B. zu erkennen, dass sich die Zyklusdauern abhängig vom Standort der MMRB-Bearbeitung unterschieden, was die Bedeutung der Prozessstandardisierung unterstrich.

Durch die Verwendung von Minitab für die Analyse konnten Wentz und sein Team die Informationen aus ihren Daten ermitteln, die sie zum Verbessern des MMRB-Prozesses benötigten. Durch Brainstorming entwickelten sie mögliche Lösungen für Prozessprobleme, entwarfen dann einen neuen zentralisierten Prozess und führten schließlich Pilottests durch, um sicherzustellen, dass die Zyklusdauer durch den neuen Prozess tatsächlich reduziert wird. Nach einigen Optimierungen am neuen Prozess, der vom Team in MOS Administrative Retention Review (MAR2) umbenannt wurde, wurden weitere Daten für den Pilottest erfasst.

Das Team verglich die Prozessstabilität vor und nach der Umsetzung des neuen Prozesses mit Minitab-Regelkarten. Hierdurch konnte bestätigt werden, dass die Projektziele durch die Lösungen erreicht wurden.

Ergebnisse

Der Vergleich der Regelkarten mit Vorher- und Nachher-Daten zeigte eine erhebliche Änderung bei der Zyklusdauer für den MMRB-Prozess – eine Verringerung von durchschnittlich 61 Tagen auf 29 Tage von Anfang bis Abschluss der Bearbeitung. Dies übertraf das Ziel des Teams, eine durchschnittliche Zyklusdauer von 45 Tagen, deutlich. Mit dem neuen MAR2-Prozess wurden außerdem die Fehlerraten in der Prozessdokumentation von 30 % auf unter 1 % gesenkt. Eine weitere beeindruckende Verbesserung aus diesem Projekt war die Senkung der Fehler pro Million Fehlermöglichkeiten (DPMO) von 516.129 auf 75.758. Da der neue Prozess nun standardisiert und an einem Standort zentralisiert wurde, verringerte sich die Bearbeitungszeit für die Mitarbeiter pro MMRB-Fall von 5,5 Stunden auf 3,5 Stunden – das entspricht über 74.800 Stunden pro Jahr. Durch den verbesserten Prozess werden voraussichtlich ca. 15,3 Millionen US-Dollar pro Jahr eingespart, was einer Gesamtsumme von 99.805.881 US-Dollar von 2011 bis 2017 entspricht.

Der vielleicht wichtigste Erfolg ist, dass sich die Bereitschaft der Army als direktes Ergebnis des neuen Prozesses gesteigert hat. Soldaten, die auf die Ergebnisse einer MAR2-Entscheidung warten, können nicht eingesetzt werden. Durch die nun reduzierte Prozesszyklusdauer können die Soldaten jedoch schneller in den Dienst zurückkehren, was den Bereitschaftsstatus der Army verbessert.

Für Wentz’ Beitrag zur Reduzierung der MMRB-Bearbeitungsdauer wurde er im Rahmen des Army Lean/Six Sigma Excellence Awards Program ausgezeichnet. Er selbst rechnet sich die Entwicklung des MAR2-Prozesses nicht als Verdienst an, doch Wentz ist stolz auf seine Rolle beim Validieren der Ergebnisse aus den Leistungen des Teams. Und er betont die Unterstützung durch Minitab.

„Da wir mit Daten aus der gesamten Army zu tun haben – der regulären Armee, der Nationalgarde und der Armeereserve – bedeutet die Arbeit an einem Projekt wie diesem immer einen extremen Zeitaufwand“, erläutert er. „Ich bin mir nicht sicher, ob wir ohne Minitab in der Lage gewesen wären, die Projektdaten so schnell zu analysieren und weiterzugeben, wie es uns jetzt gelungen ist.“